Privacy Policy

Last updated: October 1, 2026

This Privacy Policy explains how personal data is handled when you use Gym Register: the website at gym-register.com, the student app and the admin app (together, the "Service"). It is written to follow Colombian data-protection law, in particular Law 1581 of 2012, its regulatory decrees and, for minors, Law 1098 of 2006, and it applies to everyone who uses the Service wherever they are.

1. Who is responsible for your data

Two roles matter here:

Your gym is the controller (the party that decides why and how its members' data is used) for the personal data of its members and staff that it enters or collects through the Service: its Students, their guardians, their memberships, payments recorded, attendance and class reservations.
Gym Register is the processor of that data: we store and process it on the gym's behalf and under its instructions, to provide the Service. For the limited data we need to run the Service itself - Admin accounts, security logs, billing contacts, support requests and the people who contact us through this website - Gym Register is the controller.

For requests about a gym's member data, the gym is your first contact. You can also write to us at [email protected] and we will help or forward your request to the right gym.

2. What we collect

Data	Details	From
Account data	Full name, phone number (a student's username), optional email, username for Admins, password (stored only as a salted hash, never in readable form).	The gym; you, when you choose your password
Date of birth	Used to tell whether a person is a minor.	The gym
Guardian data	For anyone under 18: the guardian's name, relationship and phone number.	The gym, from the guardian
Membership data	Plans, start and end dates, classes used and remaining, renewals, and records that a payment was received (amount and date). We do not collect card or bank details.	The gym
Attendance	Check-in date and time, whether it was by QR or entered by an Admin, the class attended and which Admin recorded it.	You and the gym
Class reservations	Which class and date you reserved.	You
Consent records	Which version of these documents was accepted, when, and by whom (the student or a guardian).	The gym, at registration
Gym branding	The gym's name, logo and colors.	The gym
Technical data	IP address, browser or device type, and timestamps of requests, kept for security, abuse prevention and troubleshooting.	Your device
Preferences	Language, light or dark mode, and whether you dismissed a reminder, stored on your own device.	You

We do not intentionally collect sensitive data such as health information, and gyms should not enter it into the Service. We do not sell personal data, and we do not use advertising or third-party tracking tools in the apps.

3. Why we use it

To create and secure accounts and let people sign in, including the one-time setup links and temporary passwords used for first access.
To run the gym's operations: record attendance, apply plan limits, manage renewals, schedule classes and handle reservations.
To show members their progress, calendar and renewal reminders.
To produce the statistics a gym needs, such as who is due to renew or whether its class groups are large enough.
To invoice gyms for their use of the Service.
To keep the Service safe and working: preventing abuse, fixing errors and improving reliability.
To answer requests and comply with legal obligations.

We do not use personal data for marketing to members, and we do not make decisions about people by automated means that significantly affect them. Warnings about group sizes are aimed at the gym's planning and do not block anyone.

4. Authorization and consent

Personal data is processed with the prior, express and informed authorization of its owner, which the gym obtains when it registers a Student. At registration the Student (or a guardian, for a minor) accepts the Terms of Service and this Privacy Policy, and the Service records which version was accepted, when and by whom. Biometric unlock on a device is a separate, optional choice (see section 11). You may revoke your authorization at any time as described in section 9; doing so may mean the Service can no longer be provided to you.

5. Children and teenagers

The data of children and teenagers is processed only with the authorization of a parent or legal guardian, for the purpose of their membership, and with respect for their best interests and fundamental rights. A person under 18 is registered by a guardian, whose contact details are kept and used only to obtain consent, to keep the minor safe and to reach the family about the membership. A guardian may exercise all the rights in section 9 for the minor.

6. Who we share data with

The gym. The gym you belong to sees its own members' data. A gym never sees the data of another gym, even if the same person belongs to both: access is separated by gym.
Service providers. We use Microsoft Azure to host the Service and its database, and Cloudflare for domain and network services. They process data only to provide those services to us and under confidentiality and security obligations.
Authorities and legal reasons. We may disclose data when a competent authority lawfully requires it, or when needed to protect rights, safety or the security of the Service.
Business changes. If the Service is transferred to another organization, data may move with it, subject to this policy.

The platform operator can act inside a gym's account only to provide support and administration of the Service.

7. International transfers

Our hosting providers operate data centers that may be outside Colombia, including in the United States. When data is transferred or stored abroad, we rely on providers that apply appropriate security and confidentiality safeguards, and we only transfer what is needed to provide the Service.

8. How long we keep data

Active accounts: for as long as the person is a member of the gym or the gym uses the Service.
Deleting a profile: when a Student's profile is deleted, their personal details (name, contact details, guardian data) are removed from that gym's profile and it is deactivated. Membership, attendance and payment-reference records may be kept without identifying details because the gym needs them for accounting and legal purposes.
Consent records are kept as evidence that authorization was given.
Technical logs are kept for a limited time needed for security and troubleshooting.
Backups may keep data for a limited time after deletion before they are overwritten.

9. Your rights and how to use them

As the owner of personal data you have the right to:

know, update and rectify your data;
request proof of the authorization you gave;
be informed about how your data has been used;
revoke your authorization and ask for your data to be deleted, where the law allows;
access your data free of charge;
file a complaint with the Superintendence of Industry and Commerce (Superintendencia de Industria y Comercio, SIC) for breaches of data-protection law.

Students can download a copy of their data and delete their profile directly from the Account page of the student app. You can also write to your gym, or to [email protected]. Please tell us who you are and which gym is involved so we can verify the request. We answer queries within ten (10) business days and claims within fifteen (15) business days, and we will tell you if we need more time, as the law allows. If you live outside Colombia you may have additional rights under your local law, and we will respect them.

10. Security

We apply technical and organizational measures appropriate to the risk, including encrypted connections, hashed passwords, separation of each gym's data, short-lived sign-in sessions, single-use and expiring setup links, rate limiting, and access restricted to those who need it. No system is perfectly secure; if a security incident affects your data we will act as the law requires, including notifying the gym and the competent authority.

11. Camera, biometrics and device storage

Camera. The mobile student app can use your camera only to scan a gym's check-in QR code or a setup QR code. The images are processed on your device, are not stored and are not sent to us. You can revoke camera permission at any time in your device settings.
Biometric unlock (optional). If you turn on fingerprint or face unlock, your device's own system checks it is you and tells the app only "yes" or "no". Gym Register never receives, stores or transmits your fingerprint, face scan or other biometric data. You can turn it off at any time and always sign in with your password instead.
Device storage. The apps keep, on your device, the information needed to keep you signed in and to remember your language, theme and dismissed reminders. These are strictly necessary for the Service to work; they are not used to track you or for advertising. This website does not use cookies and keeps only your language choice on your device.

12. Changes to this policy

We may update this policy. The current version is always at this address with its date. If a change is material, we will notify users through the Service or by other means we have, and where the law requires it we will ask for authorization again.

13. Contact

Privacy questions and requests: [email protected]. General support: [email protected].

Política de privacidad

Última actualización: 1 de octubre de 2026

Esta Política de privacidad explica cómo se tratan los datos personales cuando usas Gym Register: el sitio web gym-register.com, la app de estudiantes y la app de administradores (en conjunto, el "Servicio"). Está redactada conforme a la normativa colombiana de protección de datos, en particular la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y, para menores de edad, la Ley 1098 de 2006, y se aplica a todas las personas que usan el Servicio, estén donde estén.

1. Quién es responsable de tus datos

Aquí importan dos roles:

Tu gimnasio es el Responsable del Tratamiento (quien decide para qué y cómo se usan los datos de sus miembros) de los datos personales de sus miembros y personal que ingresa o recopila a través del Servicio: sus Estudiantes, sus acudientes, sus membresías, los pagos registrados, la asistencia y las reservas de clases.
Gym Register es el Encargado del Tratamiento de esos datos: los almacenamos y tratamos por cuenta del gimnasio y siguiendo sus instrucciones, para prestar el Servicio. Respecto de los pocos datos que necesitamos para operar el propio Servicio (cuentas de Administradores, registros de seguridad, contactos de facturación, solicitudes de soporte y las personas que nos escriben desde este sitio web), Gym Register es el Responsable.

Para solicitudes sobre los datos de los miembros de un gimnasio, tu primer contacto es el gimnasio. También puedes escribirnos a [email protected] y te ayudaremos o trasladaremos tu solicitud al gimnasio correspondiente.

2. Qué datos recopilamos

Dato	Detalle	Origen
Datos de la cuenta	Nombre completo, número de teléfono (el usuario de un estudiante), correo electrónico opcional, usuario de los Administradores y contraseña (guardada solo como un hash con sal, nunca en forma legible).	El gimnasio; tú, cuando eliges tu contraseña
Fecha de nacimiento	Sirve para saber si una persona es menor de edad.	El gimnasio
Datos del acudiente	Para menores de 18 años: nombre, parentesco y teléfono del acudiente.	El gimnasio, a partir del acudiente
Datos de la membresía	Planes, fechas de inicio y fin, clases usadas y restantes, renovaciones y registros de que se recibió un pago (monto y fecha). No recopilamos datos de tarjetas ni de cuentas bancarias.	El gimnasio
Asistencia	Fecha y hora de la entrada, si fue por QR o la registró un Administrador, la clase a la que se asistió y qué Administrador la registró.	Tú y el gimnasio
Reservas de clases	Qué clase y qué fecha reservaste.	Tú
Registros de autorización	Qué versión de estos documentos se aceptó, cuándo y por quién (el estudiante o un acudiente).	El gimnasio, al registrarte
Marca del gimnasio	El nombre, logo y colores del gimnasio.	El gimnasio
Datos técnicos	Dirección IP, tipo de navegador o dispositivo y fecha y hora de las solicitudes, conservados por seguridad, prevención de abusos y solución de problemas.	Tu dispositivo
Preferencias	Idioma, modo claro u oscuro y si cerraste un recordatorio, guardados en tu propio dispositivo.	Tú

No recopilamos intencionalmente datos sensibles como información de salud, y los gimnasios no deben ingresarlos en el Servicio. No vendemos datos personales ni usamos herramientas publicitarias o de seguimiento de terceros en las apps.

3. Para qué los usamos

Para crear y proteger cuentas y permitir el ingreso, incluidos los enlaces de configuración de un solo uso y las contraseñas temporales del primer acceso.
Para operar el gimnasio: registrar la asistencia, aplicar los límites del plan, administrar renovaciones, programar clases y gestionar reservas.
Para mostrar a los miembros su progreso, su calendario y los recordatorios de renovación.
Para generar la información que un gimnasio necesita, como quién debe renovar pronto o si sus grupos de clase son suficientemente grandes.
Para facturar a los gimnasios por el uso del Servicio.
Para mantener el Servicio seguro y funcionando: prevenir abusos, corregir errores y mejorar la confiabilidad.
Para atender solicitudes y cumplir obligaciones legales.

No usamos los datos personales para hacer mercadeo a los miembros ni tomamos decisiones por medios automatizados que afecten significativamente a las personas. Los avisos sobre tamaños de grupo están pensados para la planeación del gimnasio y no bloquean a nadie.

4. Autorización y consentimiento

Los datos personales se tratan con la autorización previa, expresa e informada de su titular, que el gimnasio obtiene cuando registra a un Estudiante. En el registro, el Estudiante (o un acudiente, si es menor) acepta los Términos del servicio y esta Política de privacidad, y el Servicio guarda qué versión se aceptó, cuándo y por quién. El desbloqueo biométrico en un dispositivo es una decisión aparte y opcional (ver sección 11). Puedes revocar tu autorización en cualquier momento como se explica en la sección 9; hacerlo puede implicar que ya no podamos prestarte el Servicio.

5. Niños, niñas y adolescentes

Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan solo con la autorización de su padre, madre o representante legal, para los fines de su membresía y con respeto por su interés superior y sus derechos fundamentales. Una persona menor de 18 años es registrada por un acudiente, cuyos datos de contacto se conservan y se usan únicamente para obtener el consentimiento, cuidar la seguridad del menor y comunicarse con la familia sobre la membresía. El acudiente puede ejercer en nombre del menor todos los derechos de la sección 9.

6. Con quién compartimos datos

El gimnasio. El gimnasio al que perteneces ve los datos de sus propios miembros. Un gimnasio nunca ve los datos de otro gimnasio, aunque la misma persona pertenezca a ambos: el acceso está separado por gimnasio.
Proveedores de servicios. Usamos Microsoft Azure para alojar el Servicio y su base de datos, y Cloudflare para servicios de dominio y red. Tratan los datos solo para prestarnos esos servicios y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
Autoridades y razones legales. Podemos revelar datos cuando una autoridad competente lo exija legalmente, o cuando sea necesario para proteger derechos, la seguridad de las personas o la seguridad del Servicio.
Cambios en el negocio. Si el Servicio se transfiere a otra organización, los datos podrán pasar con él, sujetos a esta política.

El operador de la plataforma solo puede actuar dentro de la cuenta de un gimnasio para brindar soporte y administración del Servicio.

7. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores de alojamiento operan centros de datos que pueden estar fuera de Colombia, incluso en Estados Unidos. Cuando los datos se transfieren o almacenan en el exterior, nos apoyamos en proveedores que aplican medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad, y solo transferimos lo necesario para prestar el Servicio.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

Cuentas activas: mientras la persona sea miembro del gimnasio o el gimnasio use el Servicio.
Eliminar un perfil: cuando se elimina el perfil de un Estudiante, sus datos personales (nombre, datos de contacto, datos del acudiente) se retiran del perfil en ese gimnasio y este se desactiva. Los registros de membresía, asistencia y referencia de pagos pueden conservarse sin datos que identifiquen a la persona, porque el gimnasio los necesita para fines contables y legales.
Los registros de autorización se conservan como prueba de que se dio la autorización.
Los registros técnicos se conservan por el tiempo limitado necesario para seguridad y solución de problemas.
Las copias de respaldo pueden conservar datos por un tiempo limitado después de la eliminación, hasta que se sobrescriben.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos personales tienes derecho a:

conocer, actualizar y rectificar tus datos;
solicitar prueba de la autorización que otorgaste;
ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos;
revocar tu autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando la ley lo permita;
acceder gratuitamente a tus datos;
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Los Estudiantes pueden descargar una copia de sus datos y eliminar su perfil directamente desde la página Cuenta de la app de estudiantes. También puedes escribir a tu gimnasio o a [email protected]. Indícanos quién eres y qué gimnasio está involucrado para poder verificar la solicitud. Respondemos las consultas en diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, y te avisaremos si necesitamos más tiempo, como lo permite la ley. Si vives fuera de Colombia, es posible que tengas derechos adicionales según tu ley local, y los respetaremos.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas conexiones cifradas, contraseñas almacenadas con hash, separación de los datos de cada gimnasio, sesiones de ingreso de corta duración, enlaces de configuración de un solo uso y con vencimiento, límites de solicitudes y acceso restringido a quienes lo necesitan. Ningún sistema es perfectamente seguro; si un incidente de seguridad afecta tus datos, actuaremos como la ley exige, incluido avisar al gimnasio y a la autoridad competente.

11. Cámara, biometría y almacenamiento en el dispositivo

Cámara. La app móvil de estudiantes puede usar tu cámara únicamente para escanear el código QR de asistencia de un gimnasio o un código QR de configuración. Las imágenes se procesan en tu dispositivo, no se almacenan y no se nos envían. Puedes revocar el permiso de la cámara en cualquier momento en los ajustes de tu dispositivo.
Desbloqueo biométrico (opcional). Si activas el desbloqueo con huella o rostro, el propio sistema de tu dispositivo verifica que eres tú y le informa a la app solo "sí" o "no". Gym Register nunca recibe, almacena ni transmite tu huella, escaneo facial u otros datos biométricos. Puedes desactivarlo en cualquier momento y siempre ingresar con tu contraseña.
Almacenamiento en el dispositivo. Las apps guardan en tu dispositivo la información necesaria para mantener tu sesión y recordar tu idioma, tema y recordatorios cerrados. Es estrictamente necesaria para que el Servicio funcione; no se usa para rastrearte ni para publicidad. Este sitio web no usa cookies y solo guarda en tu dispositivo tu elección de idioma.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. La versión vigente siempre está en esta dirección con su fecha. Si un cambio es importante, lo notificaremos a los usuarios a través del Servicio o por otros medios de que dispongamos y, cuando la ley lo exija, pediremos de nuevo la autorización.

13. Contacto

Preguntas y solicitudes de privacidad: [email protected]. Soporte general: [email protected].